Event
Ik woonde het evenement de “Nacht van de Marketing” bij, georganiseerd door Studio Copain. Het evenement bood inspirerende presentaties over inclusiviteit, het succes van ‘De Mol’ en de geschiedenis van Coca-Cola. Elke case gaf waardevolle inzichten en praktische tips. Het was een geweldige gelegenheid om te netwerken en mijn kennis in marketing te verruimen.
Ik volgde de webinar “Hoe passen tv-spots in moderne marketingstrategieën?”, georganiseerd door Het Peloton. Tijdens deze sessie leerde ik hoe tv-reclame, ondanks de opkomst van social media en online content, nog steeds een krachtig middel is binnen een sterke marketingmix. Er werd besproken hoe authentieke en impactvolle tv-spots kunnen bijdragen aan naamsbekendheid en merkherkenning. Dankzij praktijkvoorbeelden zoals Coca-Cola, Dove en Volvo kreeg ik waardevolle inzichten in de impact, effectiviteit en evolutie van tv-commercials. Een inspirerende sessie die me helpt marketingstrategieën beter te begrijpen en toe te passen!
Naast het bijwonen van evenementen heb ik ook actief meegeholpen met het organiseren van de jaarlijkse stockverkoop van Engeltjes & Bengeltjes. Mijn rol omvatte het online promoten van het event om de juiste doelgroep aan te trekken. Tijdens de voorbereidingen heb ik ook geholpen met het klaarzetten en bij het event zelf. Na afloop zorgde ik voor een vlotte afbouw.
Ik heb deelgenomen aan Hack the Future, een inspirerende hackathon die creativiteit en technologische vaardigheden samenbrengt. Samen met Laurissa Soetaert werkte ik enkele intensieve uren aan een innovatieve oplossing voor een uitdagend vraagstuk, aangeboden door het bedrijf Changelab. Op de foto’s hieronder zijn onze challenge, score en feedback terug te vinden.
In zowel mijn eerste als tweede jaar van de opleiding Communicatie heb ik meegeholpen bij het evenement Let’s Talk. In het eerste jaar deed ik dit op vrijwillige basis: ik stond achter de bar en hielp ook bij het afruimen. In het tweede jaar was mijn inzet voor Let’s Talk een onderdeel van de module eventconcept. Hierbij kreeg iedereen specifieke taken toegewezen, van de opbouw tot het einde van het evenement. Dit varieerde van alles klaarzetten en last-minute boodschappen doen tot het verzorgen van de catering, het wegwijs maken van gasten en klaarstaan voor vragen.
In het tweede jaar van mijn bachelor heb ik in duo gebrainstormd over een eventconcept voor de Creativity Summit van Designregio Kortrijk (DRK), dit als onderdeel van de module Eventconcept. Deze jaarlijkse bijeenkomst richt zich op de stakeholders van DRK en heeft als doel hen op een inspirerende en interactieve manier te betrekken bij de vooropgestelde thema’s.
Onze taak was het bedenken van een vernieuwend en creatief concept dat volledig aansluit bij het DNA van DRK. Het proces begon met het analyseren van de briefing, gevolgd door het organiseren van brainstormsessies en het ontwikkelen van verschillende concepten. Na het selecteren van het beste idee hebben we dit verder uitgewerkt, inclusief een gedetailleerd draaiboek, communicatieplan, moodboards en een overzicht van toeleveranciers.
Het doel was een volledig uitgewerkt concept te presenteren dat niet alleen inspirerend was, maar ook direct implementeerbaar voor DRK.
In het derde jaar van mijn opleiding Communicatie koos ik voor de afstudeerrichting/ specialisatie Media & Events. Als onderdeel van deze specialisatie hebben we met onze klasgroep (17 studenten) een persevent georganiseerd ter ondersteuning van de nationale spelen van de Special Olympics Belgium, die in 2025 in Kortrijk plaatsvinden.
Het project begon met het bedenken en uitwerken van concepten. In groepjes van drie hebben we elk drie concepten gedetailleerd uitgewerkt, die we vervolgens presenteerden aan de opdrachtgevers (Stad Kortrijk en Special Olympics Belgium). Zij kozen uiteindelijk voor het concept “3.500 warme wensen”, dat we ook daadwerkelijk hebben uitgevoerd. Dit concept draaide om het laten drukken van 3.500 wensvlaggen die door inwoners, bedrijven, scholen en rusthuizen van Kortrijk beschreven werden met persoonlijke boodschappen voor de Special Olympics-atleten. Het doel was om elke atleet een persoonlijke wens te geven. Deze vlaggen werden opgehangen op openbare plekken en sportlocaties in Kortrijk waar de atleten in actie zullen komen.
Tijdens dit project kreeg ik samen met een medestudent de rol van persverantwoordelijke. Wij waren verantwoordelijk voor:
- het opstellen van een perslijst;
- het schrijven van een persuitnodiging;
- het samenstellen van een persmap met onder andere een persbericht.
Naast mijn rol als persverantwoordelijke, werkte ik ook mee aan andere aspecten van het event, waaronder:
- het opstellen van het draaiboek;
- het bezoeken van bedrijven en scholen om hen vlaggen te laten beschrijven;
- het schrijven van het scenario voor het event.
Tijdens het persevent zelf verzorgde ik het onthaal van genodigden en pers en zorgde ik ervoor dat de persmappen bij de juiste personen terechtkwamen. Na afloop hielp ik ook mee met de afbouw.
Het hele proces was een enorm leerrijke ervaring. Het was bijzonder om een project van begin tot eind op te bouwen en het uiteindelijke resultaat te zien. We kregen veel positieve reacties en ruime media-aandacht, waaronder artikelen in Het Nieuwsblad, Het Laatste Nieuws en De Krant van West-Vlaanderen. We verschenen ook op VRT, Focus WTV en zelfs in het avondnieuws van Focus WTV met een reportage. Bovendien werd ons project gedeeld op sociale media, door onder andere burgemeester Ruth Vandenberghe, schepen van sport Wouter Allijns en Special Olympics Belgium.
Deze ervaring heeft mij veel geleerd over eventmanagement, persrelaties en samenwerking binnen een team.
Verworven media-aandacht:
- Nieuwblad: Kortrijk geeft startschot van Special Olympics: “We hebben 2.000 vrijwilligers per dag nodig” (Kortrijk) | Het Nieuwsblad Daarnaast is er ook een artikel verschenen in de papieren versie van de krant op 18 december 2024.
- Focus WTV: Nieuwsartikel: Kortrijk maakt zich op voor Special Olympics: “3.500… | Focus en WTV Daarnaast is er ook een reportage in het avondnieuws verschenen van dinsdag 17 december 2024.
- VRT: Kortrijk gaststad voor de nationale Special Olympics: “Op zoek naar vrijwilligers voor grootste sportevent van het jaar” | VRT NWS: nieuws
- HLN (regio Kortrijk): Special Olympics transformeren Kortrijk: stad zoekt duizenden vrijwilligers voor grootste event van het jaar | Kortrijk | hln.be
- Krant van West-Vlaanderen: Special Olympics zoekt duizenden vrijwilligers voor grootste sportevent van het jaar in Kortrijk – KW.be
Persuitnodiging + persbericht
Social media-aandacht
Sfeerbeelden
Mijn eindstage van 65 werkdagen tijdens mijn opleiding communicatie aan Howest heb ik met veel enthousiasme en toewijding voltooid bij TWICE, een full-service evenementenbureau. Tijdens deze stage lag mijn hoofdtaak bij communicatie, maar kreeg ik ook de kans om intensief mee te werken aan uiteenlopende facetten van eventorganisatie. Hierdoor heb ik niet alleen mijn communicatieve vaardigheden verder ontwikkeld, maar ook veel waardevolle kennis en ervaring opgedaan over de evenementenbranche.
Zo heb ik mogen bijdragen aan het ontwikkelen van creatieve eventconcepten, het vergelijken en selecteren van toeleveranciers, en het onderhouden van partnerschappen. Daarnaast heb ik ook actief meegeholpen op de vloer tijdens evenementen, wat mij een realistisch en inspirerend beeld gaf van wat er allemaal bij een event komt kijken.
Hieronder zijn enkele voorbeelden van eventvoorstellen en activatievoorstellen terug te vinden die ik voor klanten heb opgesteld. Deze opdrachten illustreren de veelzijdigheid van mijn stage en mijn groei als young professional in de eventsector.
Deze stage heeft mij doen inzien dat mijn passie echt bij het organiseren van evenementen ligt. Ik ben TWICE dan ook ontzettend dankbaar voor de vrijheid, het vertrouwen en de kansen die ik heb gekregen om mijzelf te ontwikkelen.
